Autor: Mar­tha Scheidt, Assi­stant Con­sul­tant

13.05.2020

Im Home Office sind noch Plät­ze frei? Neue Talen­te wer­den  gebraucht, auch – oder gera­de beson­ders – in Kri­sen­zei­ten. Aber wie die­se rekru­tie­ren, bei lau­fen­dem Kon­takt­ver­bot? Anstel­le des her­kömm­li­chen Ein­stel­lungs­in­ter­views vor Ort müs­sen nun digi­ta­le Lösun­gen her, um die zukünf­ti­gen Mit­ar­bei­ten­den ken­nen zuler­nen. Auch wir bei SOICON haben uns die­ser Her­aus­for­de­rung gestellt und den Wech­sel zum Digi­tal Recrui­t­ing gewagt.

Unse­re Ein­drü­cke, Tipps und Tricks und ob die­se Art des Bewer­ber-Manage­ments auch lang­fris­tig für uns in Fra­ge kommt, wol­len wir hier mit euch tei­len. 

Bevor es losgeht: Vorabcheck  

Zuerst fällt auf – und das ist sicher­lich kei­ne Über­ra­schung – Vor­be­rei­tung ist das A und O! Wer den Ein­stel­lungs­pro­zess von einem  klas­sisch-per­sön­li­chen Inter­view ins  Digi­ta­le ver­legt, der sollt sich dar­auf ein­stel­len, dass dies nicht eins zu eins umzu­set­zen ist. Ein wich­ti­ger Fak­tor bei der Vor­be­rei­tung auf ein digi­ta­les Bewer­bungs­ge­spräch ist die Zeit­pla­nung. Gene­rell soll­te für das Bear­bei­ten etwai­ge­ren  Auf­ga­ben und Assess­ment Cen­ter mehr Zeit ein­ge­plant wer­den als für die glei­chen Auf­ga­ben in einem ana­lo­gen Gespräch. Zudem müs­sen eben die­se Auf­ga­ben genau defi­niert sein. Der Inter­view­er soll­te sich dazu fra­gen: ”Wie sieht die kon­kre­te Auf­ga­ben­stel­lung aus? Was erwar­te ich von dem Bewer­ber? Und was wären die opti­ma­len Ant­wor­ten auf mei­ne Fra­gen?”. Doch es reicht bei wei­tem nicht, selbst zu wis­sen, wie die Auf­ga­ben und Fra­gen gemeint sind. Wich­tig ist, wie der Bewer­ber die Auf­ga­ben ver­steht. Um Miss­ver­ständ­nis­se und Unsi­cher­hei­ten aus dem Weg zu räu­men, soll­ten die Auf­ga­ben­stel­lun­gen und beson­ders die Instruk­tio­nen daher so exakt wie mög­lich for­mu­liert sein. Gene­rell soll­te bedacht wer­den, dass es häu­fig auch für den Bewer­ber eine unge­wöhn­li­che Art des Ein­stel­lungs­in­ter­views ist. Je kla­re­re die Struk­tur des Inter­views, Erwar­tun­gen, Auf­ga­ben, ect. defi­niert und kom­mu­ni­ziert wer­den, des­to rei­bungs­lo­ser wird das Inter­view für bei­de Par­tei­en ablau­fen. Eben­falls vor­her bedacht wer­den müs­sen all­ge­mei­ne Stör­fak­to­ren, wie eine schlech­te Inter­net­ver­bin­dung oder Kom­mu­ni­ka­ti­ons­schwie­rig­kei­ten, denn so gerät nie­mand in Zeit­stress. Es ist rat­sam, einen Test­lauf vor dem ers­ten Inter­view durch­zu­füh­ren, bei­spiels­wei­se mit einem der eige­nen Mit­ar­bei­ten­den. So kann die Bewer­ber­per­spek­ti­ve simu­liert und bes­ser ver­stan­den wer­den. Zudem muss ein Bewer­ber vor­ab aus­rei­chend dar­über infor­miert wer­den, was für (tech­ni­sche) Vor­aus­set­zun­gen er für die Durch­füh­rung des Inter­views erfül­len muss. Es ist auch heut­zu­ta­ge noch nicht selbst­ver­ständ­lich, dass jeder einen Lap­top mit Kame­ra und Mikro­fon zuhau­se hat. Des­halb soll­te dies vor dem Inter­view abge­spro­chen wer­den. Ist man gut vor­be­rei­tet und alle tech­ni­schen Maß­nah­men sind erfüllt, dann steht einem erfolg­rei­chen Inter­view nichts im Weg.  

Das Gespräch: Es braucht einen Online-Knigge 

Das Online-Ein­stel­lungs­ge­spräch kann star­ten und birgt eini­ge Vor­tei­le – wenn ein paar Ver­hal­tens­re­geln beach­tet wer­den! Was bei einem per­sön­li­chen Ein­stel­lungs­ge­spräch oft nicht auf­fällt, kann online sehr stö­rend sein. Plötz­lich auf­tre­ten­de, lau­te Geräu­sche, wie durch das Rascheln von Papier oder dem Abstel­len der Kaf­fee­tas­se direkt neben dem Lap­top, haben schon eini­ge aus dem Stuhl schre­cken las­sen. Die­se uner­war­te­ten Töne sind für alle unan­ge­neh­men und len­ken ab. Des­halb gilt der Online-Knig­ge: Das Mikro­fon soll­te von allen stumm geschal­tet wer­den, die nicht reden. Auch soll­te bedacht wer­den, dass Gesag­tes manch­mal etwas zeit­ver­setzt ankommt. Der Gesprächs­part­ner wird dank­bar sein, wenn des­halb ein paar Sekun­den extra gewar­tet wird. So fällt sich auch nie­mand gegen­sei­tig ins Wort. Bei einer Bild­schirm­tei­lung soll­ten alle rele­van­ten Tabs bereits geöff­net sein und auf die Ansicht des eige­nen Video­chats geach­tet wer­den, sonst kann es pas­sie­ren, dass der Bewer­ber sich bei­spiels­wei­se selbst sieht, was durch­aus ver­wir­rend sein kann. Unbe­dingt beach­ten: Doku­men­te, die ein Bewer­ber nicht sehen soll­te, unter allen Umstän­den vor­her schlie­ßen. Das gilt sowohl für ver­trau­li­che Doku­men­te, als auch für die Strand­fo­tos aus dem letz­ten Urlaub. 

Die Vorteile  

Die Vor­aus­set­zun­gen für ein erfolg­rei­ches Onlin­einter­view sind gege­ben, nun also zu den oben erwähn­ten Vor­tei­len. Setzt man ein Inter­view per Web­cam zum Bei­spiel anstel­le eines Tele­fon­in­ter­views ein, so wird man fest­stel­len, dass von vorn­her­ein bes­ser ein­ge­schätzt wer­den kann, ob der Bewer­ber zum Unter­neh­men passt oder nicht. Die Mimik eines Men­schen gibt viel Auf­schluss über sei­ne Per­son und Reak­tio­nen auf gestell­te Fra­gen und Auf­ga­ben las­sen sich auf die­se Wei­se bes­ser inter­pre­tie­ren, als über das Tele­fon. So wird einem zwar die Über­ra­schung vor einem ers­ten per­sön­li­chen Tref­fen genom­men, dafür sind  bei­de Par­tei­en bes­tens vor­be­rei­tet, da sie sich bereits ein Bild vom Gegen­über machen konn­ten. Dies unter­stützt eine effek­ti­ve Vor­auswahl und spart so Res­sour­cen im eige­nen Unter­neh­men. Die Form des Digi­tal Recrui­t­ing bie­tet Arbeit­neh­mer und Arbeit­ge­ber eine zeit­li­che Fle­xi­bi­li­tät und Orts­un­ab­hän­gig­keit. So wer­den nicht nur die Anrei­se­kos­ten für den Bewer­ber gespart, son­dern es ermög­licht auch dem Arbeit­ge­ber in jeder Lage (wie zum Bei­spiel zu Zei­ten einer Pan­de­mie) den Recrui­t­ing-Pro­zess durch­zu­füh­ren und den per­sön­li­chen Kon­takt zu poten­zi­el­len Mit­ar­bei­ten­den her­zu­stel­len. Ein wei­te­rer, nicht zu ver­nach­läs­si­gen­der Vor­teil, ist das Auf­tre­ten des Unter­neh­mens. Ein digi­ta­ler – oder zumin­dest teil­wei­se digi­ta­ler – Bewer­bungs­pro­zess signa­li­siert, dass es sich um einen moder­nen Arbeit­ge­ber han­delt. Die Digi­ta­li­sie­rung schrei­tet in der Wirt­schaft mit gro­ßen Schrit­ten vor­an. Es scha­det des­halb sicher nicht, nach außen zu prä­sen­tie­ren, dass der gebo­te­ne Arbeits­platz anpas­sungs­fä­hig ist und auf moder­ne Kon­zep­te setzt. Sim­pel: Wer möch­te nicht modern sein?   

Wie hält man es nun mit dem Digital Recruiting?

Digi­tal Recrui­t­ing birgt Chan­cen. Stellt sich abschlie­ßend nur die Fra­ge: Soll­te man zukünf­tig aus­schließ­lich auf die­se Metho­de set­zen, oder kommt Online-Recrui­t­ing als Dau­er­zu­stand nicht in Fra­ge? Digi­ta­le Recrui­t­ing-Pro­zes­se kön­nen als ein­zi­ge Form der Mit­ar­bei­ter­ge­win­nung durch­aus funk­tio­nie­ren. Die Per­sön­lich­keit des Bewer­bers kann beob­ach­tet wer­den und Know-How und Unter­neh­mens-Fit geprüft wer­den. Aller­dings kann man wohl kaum abstrei­ten, dass Digi­tal-Recrui­t­ing auch Gren­zen hat. Die aktu­el­len Fol­gen einer Dau­er-Home-Office-Beschäf­ti­gung zei­gen, dass dies eben doch nicht das glei­che ist, wie in Per­son. Des­halb ist im Fall der Ein­stel­lung nach Digi­tal– Recrui­t­ing die Pro­be­zeit beson­ders wich­tig. Sowohl Arbeit­ge­ber als auch Arbeit­neh­mer soll­ten die­se Zeit nut­zen, um sich ken­nen zuler­nen und das gegen­sei­ti­ge Zukunfts­po­ten­zi­al abzu­wä­gen.  
Wem das Ein­stel­len nur auf Basis eines Online-Inter­views zu hei­kel ist, kann durch die­ses bei­spiels­wei­se den Teil des Tele­fon­in­ter­views erset­zen. So bekommt man eine genaue­re Ein­schät­zung, mit wem man es zu tun hat und kann dar­auf­hin prä­zi­ser selek­tie­ren, wer zum Unter­neh­men passt und zu einem per­sön­li­chen Inter­view ein­ge­la­den wird und wer nicht.   

Wir von SOICON stel­len uns jeden Tag die Fra­ge, wel­che Chan­cen in der Digi­ta­li­sie­rung lie­gen. Die aktu­el­le Lage zwingt auch uns dazu, Pro­zes­se anzu­pas­sen. Wir haben dabei schnell fest­ge­stellt, dass sich die­se Anpas­sung sehr gut in unse­ren gere­gel­ten Arbeits­ab­lauf ein­glie­dern lässt. Daher ist Digi­tal Recrui­t­ing ein Modell, an dem wir wohl auch zukünf­tig wei­ter fest­hal­ten wer­den. 

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