Autor: Felix Güßfeld, Assistant Consultant

31.01.2020

Die Formel ist einfach: 9 to 5. Zeit genug, um die Arbeit mit Planung und hochgekrempelten Ärmeln zu bewältigen. Wer bewusst plant, hat sogar noch Zeit für eigene Initiativen oder einfach eine längere Pause. Wenn da nicht die Meetings wären!

In Statistiken lassen sich verschiedene Zahlen finden. Ob nun 30% der verfügbaren Zeit oder sogar bis zu 50% in Meetings fließen, kommt auf die Organisation an. Fest steht: Die Tendenz zeigt steil nach oben. Und wer kennt es nicht aus dem eigenen Arbeitsalltag: Die Arbeit stapelt sich, Deadlines schleichen um den Tisch, während man selbst in einem Meeting sitzt, das wenig eigenen Mehrwert schafft und in dem man im Worst-Case auch noch selbst kaum etwas beitragen kann. Innere Unruhe, Hibbeligkeit und Anspannung machen sich breit, man will raus und endlich produktiv arbeiten. Aber das nächste Meeting ist schon angesetzt, Ziel: Unklar, Ende: offen.

Deshalb sagen wir: 2020 ohne Meetings, die nur Zeit fressen! Hier kommt unser SOICON Meeting-Guide. Sie werden überrascht sein, wie einfachste Methoden ihre Meetings effizienter und vor allem effektiver werden lassen.

Bevor es losgeht

1. Name it. Ihr Meeting sollte immer einen klar benennbaren Grund haben. Loser Informationsaustausch ist beispielsweise besser in der Kaffeeküche als im Meetingraum aufgehoben oder in strukturierter Form als Daily Stand Ups, E-Mails, Chats oder internen Newslettern. Seien Sie ehrlich zu sich selbst: Ist ein Meeting wirklich notwendig oder reicht vielleicht schon eine E-Mail oder ein kurzes Telefonat, um das wesentliche zu erreichen? Tipp: Immer dann, wenn Teamentscheidungen gefragt sind oder gemeinsam ein Ergebnis erarbeitet werden soll, sind Meetings vorteilhafter als Online-Abstimmung oder lange Mail-Ketten.

2. Weniger ist mehr. Meetings sind teuer, da sie Kapazität blockieren. Testen Sie den Meeting Cost Calculator von Harvard Business Review, um sich oder Ihre Kollegen von diesem einfachen Fakt zu überzeugen. Fragen Sie sich also, wer wirklich an dem Meeting teilnehmen sollte. Wer trägt tatsächlich dazu bei, Ihr Meetingziel zu erreichen?

3. Niemals ohne Agenda. Strukturen geben Orientierung. Den Grund Ihres Meetings kennen Sie bereits, überlegen Sie sich nun, mit welchen Schritten Sie Ihr Ziel erreichen. Ordnen Sie jedem Punkt eine Minutenanzahl zu. Damit verpflichten Sie sich und das Team zur Ergebnisorientierung und es hilft, abzuschätzen, wie viel Zeit für das Meeting wirklich aufgewendet werden muss. Teilen Sie die Agenda vor dem Meeting und informieren Sie die Eingeladenen, ob sie etwas vorbereiten müssen. Damit geben Sie Ihren Kollegen die Chance, Ihre Zeit realistisch einzuplanen. Sie werden Ihnen dankbar sein.

4. Zeit ist relativ. Machen Sie sich Gedanken, zu welchem Zeitpunkt das Meeting stattfinden soll. Die Wahrscheinlichkeit, dass viele Teilnehmer sich verspäten, ist bei Terminen am frühen Morgen vergleichsweise hoch: Hohes Verkehrsaufkommen, Kinder, die in die Schule gebracht werden müssen, etc. Auch die Dauer eines Meetings sollte klar begrenzt sein. Zu lange Meetings strapazieren die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmenden und sind nicht produktiv.

Alle Teilnehmenden kennen den Start- und Endzeitpunkt, wurden über den Grund aufgeklärt und wissen durch die Agenda, was sie erwartet. Die Weichen für ein erfolgreiches Meeting sind gestellt, weiter so!

Es wird ernst

5. Regeln. Hand aufs Herz: Wer hat sich nicht selbst bereits dabei erwischt, während eines Meetings E-Mails zu checken oder durch Social Media zu browsen? Legen Sie also klare Spielregeln fest, um Ihr Meeting produktiv zu halten. Das bedeutet: Pünktlichkeit, alle erscheinen zum festgelegten Zeitpunkt, es wird nicht auf Zuspätkommer gewartet. Smartphones bleiben in der Tasche und Laptops von den Tischen, sofern sie nicht benötigt werden. Weisen Sie auf die festgelegten Pausen hin, die für Toilettengänge, Raucher etc. dienen. Nichts ist störender als ständiges Kommen und Gehen der Teilnehmenden. Sie sind für die Disziplin und Effizienz Ihres Meetings verantwortlich, also kommunizieren Sie diese Regeln klar und setzen Sie sie durch.

6. Drückt der Schuh? Da sie ein konkretes Ziel mit dem Meeting verfolgen, das Sie ohne die Teilnehmenden nicht erreichen können, ist es wichtig, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Führen Sie einen Check In durch, der automatisch Ihr erster Agenda-Punkt ist. Ob durch Smileys, Wettersymbole oder Zahlenwerte – fragen Sie Ihre Teilnehmenden, wo sie sich einordnen würden. Betonen Sie, dass diese Einordnung keinesfalls einer Bewertung der Person dient und genauso wenig dem Aushorchen privater Details. Der Zweck ist, die aktuelle persönliche Verfassung ohne Details und Diskussion zu erfassen um darauf basierend, den Umgang im Meeting anzupassen.

7. Hüte aufsetzen. Im Anschluss verteilen Sie Rollen. Das hält die Teilnehmenden aktiv und entlastet Sie als Moderator. Die Rollen können Sie alternativ auch vorab zuteilen und in die Meeting-Ankündigung integrieren. Der SOICON-Vorschlag: Zeitnehmer, Beobachter, Moderator, Protokollant. Ein Zeitnehmer achten auf die Einhaltung der zugeteilten Minuten; die Beobachterrolle analysiert das Meeting hinsichtlich der Methodik und gibt am Ende konstruktives Feedback, um künftige Meetings zu verbessern. Als Moderator leiten Sie die Diskussion und beenden das Meeting offiziell, der Protokollant sichert die Informationen schriftlich in Form eines Ergebnisprotokolls (lassen Sie unter keinen Umständen Verlaufsprotokolle anfertigen).

Es hängt von der Art Ihres Meetings ab, welche Rollen Sie zuweisen. Die Zuteilung hilft Ihnen Ernsthaftigkeit und Disziplin herzustellen und so den Zeitplan einzuhalten und brauchbare Ergebnisse zu erzeugen.

8. Ohne Hausaufgaben geht es nicht. Nehmen Sie sich genug Zeit für das Ende. Eine kurze Zusammenfassung des Meetings mit der Wiederholung der Agenda und den jeweiligen Entscheidungen wird vom Moderator vorgetragen. So stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmenden das gleiche Verständnis von den Ergebnissen des Meetings haben und alle wissen, was die nächsten Schritte sind. Alternative Enden gehören nach Hollywood, nicht in Ihr Meeting. Themen, die nicht besprochen werden konnten, doch relevant scheinen, nehmen Sie ins Protokoll unter dem Abschnitt „To Do“ auf. So fühlt sich niemand über den Mund gefahren und Sie verlieren keinen Input. Doch das wichtigste: Benennen Sie Verantwortliche für aus dem Meeting resultierende Tasks und die Umsetzung der getroffenen Entscheidung und halten Sie diese im Protokoll fest. Aus einem „das müssten wir wirklich mal machen“ wird nur sehr selten ein Ergebnis. Definieren Sie außerdem konkrete Deadlines für die Tasks und ggf. Follow-Up Meetings.

Und jetzt?

9. Ergebnisse teilen. Schicken Sie das Protokoll im Anschluss an alle Teilnehmenden. Bennen Sie in der Mail nochmals klar und deutlich, welche Ergebnisse produziert wurden und welche Aufgaben sich daraus ergeben. Falls Ihre Organisation Planungs-Tools wie Jira oder Confluence nutzt, können Sie hier direkt die Aufgaben zuweisen und Meeting Notes hochladen. Wichtig ist, dass die Informationen klar weitergegeben und gespeichert werden.

Wir bei SOICON leben unsere Meeting-Kultur. Ob es die vielen grünen Smileys beim Check In sind oder aber konkrete Tasks und Next Steps, die sich aus unseren Meetings, Workshops und Offsites ergeben – mit Bauchschmerzen geht niemand in Meetings. Im Gegenteil: Meetings sind eine starke Methode, um überzeugende Teamergebnisse zu erzielen. Sie brauchen jedoch stets eine Struktur, die zur Organisation und den Teams passt. Wir bei SOICON haben unsere Struktur gefunden. Gestalten auch Sie 2020 ohne Meetings, die nur Zeit fressen.

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