Autor: Felix Güß­feld, Assi­stant Con­sul­tant

31.01.2020

Die For­mel ist ein­fach: 9 to 5. Zeit genug, um die Arbeit mit Pla­nung und hoch­ge­krem­pel­ten Ärmeln zu bewäl­ti­gen. Wer bewusst plant, hat sogar noch Zeit für eige­ne Initia­ti­ven oder ein­fach eine län­ge­re Pau­se. Wenn da nicht die Mee­tings wären!

In Sta­tis­ti­ken las­sen sich ver­schie­de­ne Zah­len fin­den. Ob nun 30% der ver­füg­ba­ren Zeit oder sogar bis zu 50% in Mee­tings flie­ßen, kommt auf die Orga­ni­sa­ti­on an. Fest steht: Die Ten­denz zeigt steil nach oben. Und wer kennt es nicht aus dem eige­nen Arbeits­all­tag: Die Arbeit sta­pelt sich, Dead­lines schlei­chen um den Tisch, wäh­rend man selbst in einem Mee­ting sitzt, das wenig eige­nen Mehr­wert schafft und in dem man im Worst-Case auch noch selbst kaum etwas bei­tra­gen kann. Inne­re Unru­he, Hib­be­lig­keit und Anspan­nung machen sich breit, man will raus und end­lich pro­duk­tiv arbei­ten. Aber das nächs­te Mee­ting ist schon ange­setzt, Ziel: Unklar, Ende: offen.

Des­halb sagen wir: 2020 ohne Mee­tings, die nur Zeit fres­sen! Hier kommt unser SOICON Mee­ting-Gui­de. Sie wer­den über­rascht sein, wie ein­fachs­te Metho­den ihre Mee­tings effi­zi­en­ter und vor allem effek­ti­ver wer­den las­sen.

Bevor es losgeht

1. Name it. Ihr Mee­ting soll­te immer einen klar benenn­ba­ren Grund haben. Loser Infor­ma­ti­ons­aus­tausch ist bei­spiels­wei­se bes­ser in der Kaf­fee­kü­che als im Mee­ting­raum auf­ge­ho­ben oder in struk­tu­rier­ter Form als Dai­ly Stand Ups, E‑Mails, Chats oder inter­nen News­let­tern. Sei­en Sie ehr­lich zu sich selbst: Ist ein Mee­ting wirk­lich not­wen­dig oder reicht viel­leicht schon eine E‑Mail oder ein kur­zes Tele­fo­nat, um das wesent­li­che zu errei­chen? Tipp: Immer dann, wenn Tea­ment­schei­dun­gen gefragt sind oder gemein­sam ein Ergeb­nis erar­bei­tet wer­den soll, sind Mee­tings vor­teil­haf­ter als Online-Abstim­mung oder lan­ge Mail-Ket­ten.

2. Weni­ger ist mehr. Mee­tings sind teu­er, da sie Kapa­zi­tät blo­ckie­ren. Tes­ten Sie den Mee­ting Cost Cal­cu­la­tor von Har­vard Busi­ness Review, um sich oder Ihre Kol­le­gen von die­sem ein­fa­chen Fakt zu über­zeu­gen. Fra­gen Sie sich also, wer wirk­lich an dem Mee­ting teil­neh­men soll­te. Wer trägt tat­säch­lich dazu bei, Ihr Mee­ting­ziel zu errei­chen?

3. Nie­mals ohne Agen­da. Struk­tu­ren geben Ori­en­tie­rung. Den Grund Ihres Mee­tings ken­nen Sie bereits, über­le­gen Sie sich nun, mit wel­chen Schrit­ten Sie Ihr Ziel errei­chen. Ord­nen Sie jedem Punkt eine Minu­ten­an­zahl zu. Damit ver­pflich­ten Sie sich und das Team zur Ergeb­nis­ori­en­tie­rung und es hilft, abzu­schät­zen, wie viel Zeit für das Mee­ting wirk­lich auf­ge­wen­det wer­den muss. Tei­len Sie die Agen­da vor dem Mee­ting und infor­mie­ren Sie die Ein­ge­la­de­nen, ob sie etwas vor­be­rei­ten müs­sen. Damit geben Sie Ihren Kol­le­gen die Chan­ce, Ihre Zeit rea­lis­tisch ein­zu­pla­nen. Sie wer­den Ihnen dank­bar sein.

4. Zeit ist rela­tiv. Machen Sie sich Gedan­ken, zu wel­chem Zeit­punkt das Mee­ting statt­fin­den soll. Die Wahr­schein­lich­keit, dass vie­le Teil­neh­mer sich ver­spä­ten, ist bei Ter­mi­nen am frü­hen Mor­gen ver­gleichs­wei­se hoch: Hohes Ver­kehrs­auf­kom­men, Kin­der, die in die Schu­le gebracht wer­den müs­sen, etc. Auch die Dau­er eines Mee­tings soll­te klar begrenzt sein. Zu lan­ge Mee­tings stra­pa­zie­ren die Kon­zen­tra­ti­ons­fä­hig­keit der Teil­neh­men­den und sind nicht pro­duk­tiv.

Alle Teil­neh­men­den ken­nen den Start- und End­zeit­punkt, wur­den über den Grund auf­ge­klärt und wis­sen durch die Agen­da, was sie erwar­tet. Die Wei­chen für ein erfolg­rei­ches Mee­ting sind gestellt, wei­ter so!

Es wird ernst

5. Regeln. Hand aufs Herz: Wer hat sich nicht selbst bereits dabei erwischt, wäh­rend eines Mee­tings E‑Mails zu che­cken oder durch Social Media zu brow­sen? Legen Sie also kla­re Spiel­re­geln fest, um Ihr Mee­ting pro­duk­tiv zu hal­ten. Das bedeu­tet: Pünkt­lich­keit, alle erschei­nen zum fest­ge­leg­ten Zeit­punkt, es wird nicht auf Zuspät­kom­mer gewar­tet. Smart­pho­nes blei­ben in der Tasche und Lap­tops von den Tischen, sofern sie nicht benö­tigt wer­den. Wei­sen Sie auf die fest­ge­leg­ten Pau­sen hin, die für Toi­let­ten­gän­ge, Rau­cher etc. die­nen. Nichts ist stö­ren­der als stän­di­ges Kom­men und Gehen der Teil­neh­men­den. Sie sind für die Dis­zi­plin und Effi­zi­enz Ihres Mee­tings ver­ant­wort­lich, also kom­mu­ni­zie­ren Sie die­se Regeln klar und set­zen Sie sie durch.

6. Drückt der Schuh? Da sie ein kon­kre­tes Ziel mit dem Mee­ting ver­fol­gen, das Sie ohne die Teil­neh­men­den nicht errei­chen kön­nen, ist es wich­tig, eine ange­neh­me Atmo­sphä­re zu schaf­fen. Füh­ren Sie einen Check In durch, der auto­ma­tisch Ihr ers­ter Agen­da-Punkt ist. Ob durch Smi­leys, Wet­ter­sym­bo­le oder Zah­len­wer­te – fra­gen Sie Ihre Teil­neh­men­den, wo sie sich ein­ord­nen wür­den. Beto­nen Sie, dass die­se Ein­ord­nung kei­nes­falls einer Bewer­tung der Per­son dient und genau­so wenig dem Aus­hor­chen pri­va­ter Details. Der Zweck ist, die aktu­el­le per­sön­li­che Ver­fas­sung ohne Details und Dis­kus­si­on zu erfas­sen um dar­auf basie­rend, den Umgang im Mee­ting anzu­pas­sen.

7. Hüte auf­set­zen. Im Anschluss ver­tei­len Sie Rol­len. Das hält die Teil­neh­men­den aktiv und ent­las­tet Sie als Mode­ra­tor. Die Rol­len kön­nen Sie alter­na­tiv auch vor­ab zutei­len und in die Mee­ting-Ankün­di­gung inte­grie­ren. Der SOICON-Vor­schlag: Zeit­neh­mer, Beob­ach­ter, Mode­ra­tor, Pro­to­kol­lant. Ein Zeit­neh­mer ach­ten auf die Ein­hal­tung der zuge­teil­ten Minu­ten; die Beob­ach­ter­rol­le ana­ly­siert das Mee­ting hin­sicht­lich der Metho­dik und gibt am Ende kon­struk­ti­ves Feed­back, um künf­ti­ge Mee­tings zu ver­bes­sern. Als Mode­ra­tor lei­ten Sie die Dis­kus­si­on und been­den das Mee­ting offi­zi­ell, der Pro­to­kol­lant sichert die Infor­ma­tio­nen schrift­lich in Form eines Ergeb­nis­pro­to­kolls (las­sen Sie unter kei­nen Umstän­den Ver­laufs­pro­to­kol­le anfer­ti­gen).

Es hängt von der Art Ihres Mee­tings ab, wel­che Rol­len Sie zuwei­sen. Die Zutei­lung hilft Ihnen Ernst­haf­tig­keit und Dis­zi­plin her­zu­stel­len und so den Zeit­plan ein­zu­hal­ten und brauch­ba­re Ergeb­nis­se zu erzeu­gen.

8. Ohne Haus­auf­ga­ben geht es nicht. Neh­men Sie sich genug Zeit für das Ende. Eine kur­ze Zusam­men­fas­sung des Mee­tings mit der Wie­der­ho­lung der Agen­da und den jewei­li­gen Ent­schei­dun­gen wird vom Mode­ra­tor vor­ge­tra­gen. So stel­len Sie sicher, dass alle Teil­neh­men­den das glei­che Ver­ständ­nis von den Ergeb­nis­sen des Mee­tings haben und alle wis­sen, was die nächs­ten Schrit­te sind. Alter­na­ti­ve Enden gehö­ren nach Hol­ly­wood, nicht in Ihr Mee­ting. The­men, die nicht bespro­chen wer­den konn­ten, doch rele­vant schei­nen, neh­men Sie ins Pro­to­koll unter dem Abschnitt „To Do“ auf. So fühlt sich nie­mand über den Mund gefah­ren und Sie ver­lie­ren kei­nen Input. Doch das wich­tigs­te: Benen­nen Sie Ver­ant­wort­li­che für aus dem Mee­ting resul­tie­ren­de Tasks und die Umset­zung der getrof­fe­nen Ent­schei­dung und hal­ten Sie die­se im Pro­to­koll fest. Aus einem „das müss­ten wir wirk­lich mal machen“ wird nur sehr sel­ten ein Ergeb­nis. Defi­nie­ren Sie außer­dem kon­kre­te Dead­lines für die Tasks und ggf. Fol­low-Up Mee­tings.

Und jetzt?

9. Ergeb­nis­se tei­len. Schi­cken Sie das Pro­to­koll im Anschluss an alle Teil­neh­men­den. Ben­nen Sie in der Mail noch­mals klar und deut­lich, wel­che Ergeb­nis­se pro­du­ziert wur­den und wel­che Auf­ga­ben sich dar­aus erge­ben. Falls Ihre Orga­ni­sa­ti­on Pla­nungs-Tools wie Jira oder Con­flu­ence nutzt, kön­nen Sie hier direkt die Auf­ga­ben zuwei­sen und Mee­ting Notes hoch­la­den. Wich­tig ist, dass die Infor­ma­tio­nen klar wei­ter­ge­ge­ben und gespei­chert wer­den.

Wir bei SOICON leben unse­re Mee­ting-Kul­tur. Ob es die vie­len grü­nen Smi­leys beim Check In sind oder aber kon­kre­te Tasks und Next Steps, die sich aus unse­ren Mee­tings, Work­shops und Off­si­tes erge­ben – mit Bauch­schmer­zen geht nie­mand in Mee­tings. Im Gegen­teil: Mee­tings sind eine star­ke Metho­de, um über­zeu­gen­de Tea­mer­geb­nis­se zu erzie­len. Sie brau­chen jedoch stets eine Struk­tur, die zur Orga­ni­sa­ti­on und den Teams passt. Wir bei SOICON haben unse­re Struk­tur gefun­den. Gestal­ten auch Sie 2020 ohne Mee­tings, die nur Zeit fres­sen. Ger­ne unter­stüt­zen wir Sie dabei und fin­den eine Lösung, die zu Ihrer Orga­ni­sa­ti­on passt. Unse­re Refe­ren­zen und wei­te­re nütz­li­che Infor­ma­tio­nen, kön­nen Sie hier fin­den.

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